為保證會議的成功，會前必須做好充分的準備，會議順利與否，關鍵在于會前的精心策劃。會議策劃的準備工作是否周密可為會議策劃的成功奠定良好的基礎，為會議策劃的成功，我們要做到以下幾點會議策劃的前期準備工作。

　　首先、找好專業的會議公司：

　　合肥會議活動策劃行業已經非常成熟地形成了一個叫做會議服務的細分口，舉辦會議前，建議先對接好專業的會議公司，術業有專攻，會議公司會幫企業做好系統性規劃和建議。

　　二、選酒店定場地：

　　會議場地大部分會選擇酒店，不僅是因為酒店能夠提供專業的會務服務配套，更關鍵的是在酒店舉辦會議不會受到天氣等的限制。

　　三、會議策劃設計：

　　根據會議場地及會議主題、會議特色，策劃好會議內容及會議視覺設計，形成一套完整的會議風格，便于參會嘉賓及時找到會議所需內容。

　　四、會議流程敲定：

　　會議流程是會議的核心，合理規劃利用好會議時間是整個流程規劃的首要目標，會議流程既要突出會議的主題靈魂，又要簡潔不啰嗦，提高會議聽眾的現場體驗感。

　　五、參會邀約及通知：

　　合肥會議的通知對于會議策劃的一部分，顯然是必不可少的，如是企業的內部會議，我們可根據企業的常用通訊系統對參會者進行通知，若還有企業的外部合作方我們也可通過電話，短信或電子郵箱來通知對方，通知的內容應簡要的說明會議議程、參會人員、會議時間、會議地點等，盡量做到簡明扼要。