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合肥公司會議策劃應該怎么執行

作者:合肥公司會議策劃 日期:2022-04-24 點擊:104
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  對于公司商務會議活動來說,提前做好會議活動策劃時必不可少的。只有提前策劃好各部分的工作,商務會議本身才能有條不紊的進行。那么,合肥商務會議策劃應該怎么做呢?

  1.確定會議名稱

  商務會議的名稱需要高度概括商務會議的主要內容,除此之外,還應反映會議活動的主題。一般來說,會議名稱可以取名為xx公司xx會議,即將會議主辦方、會議主題、會議類型等包括進去。會議名稱必須用準確、規范的語言表述,其不僅在發放會議邀請函時要用到,在會議當天還會被做成橫幅與標語,因此,會議名稱的確定需要謹慎考慮。

  2.確定會議議題

  即會議要討論什么問題,這是商務會議活動的一個基本要素。會議議題一般由領導根據企業實際需要進行指定,或者是領導根據公司相關人員對其的反饋進行綜合考慮后決定的。會議議題可以分為多個議題,即一個主要議題,和其他幾個小議題,但其必須是相關聯的。

  3.確定會議時間

  這包括兩個部分,其一是會議舉辦的日期,其二是會議舉辦的時長。

  會議日期的確定需要考慮許多因素,包括會議核心人物的空閑時間、天氣因素等,發起投票,選擇大多數人方便的日子。會議舉辦的時長根據會議類型的不同有很大的區別,長則幾十天,短則幾十分鐘即可結束。確定會議時長需要考慮會議議題數量、類型、性質等,會議時長在會議活動策劃時就應安排規定好,并及時通知參與會議的人員,方便其安排時間。

  4.確定會議地點

  會議地點的確定要考慮交通、場地內部設施、容納人數、服務水平與經驗、檔次等因素,并結合會議規模的大小以及會議活動策劃的預算進行綜合考慮與調整。如果是小型會議,在公司內部會議室即可進行;如果會議比較重要,可以去專業的場地,其服務比較有保障,能減少會議策劃方面的壓力,但租金方面就會比較貴了。

  5、確定會議流程與相應的工作人員

  會議流程包括簽到、發言等環節,以簽到為例,為提升簽到效率,這里可以使用大屏互動電子簽到,嘉賓掃碼即可完成簽到,快捷又方便。會議工作人員的安排也很重要,這是因為會議上工作人員比較多,包括安保人員、接待人員、發言人等,要提前策劃好每個人的工作,制定一份執行表格,明確責任。在會議舉辦前,可以進行會議流程的彩排,確保會議活動當天的順利進行。

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