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合肥會議服務公司_舉辦會議活動時需注意哪些方面?

作者:合肥會議服務公司 日期:2021-04-10 點擊:290
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  為了保證會議的有序進行,提高會議質量,規范參會人員行為,主辦單位以及策劃公司,應盡早制定詳細的方案列舉出并通知參會人員,一些主要環節更加需要注意,下面就是俏佳活動策劃公司為您列舉出的一些注意事項:

  1、會議指定車輛乘車期間,與會代表請隨身攜帶代表證,并在指定車輛乘車,不要隨意換乘車輛,有特殊要求的請及時與會務組聯系;

  2、會議期間,請遵守會議時間安排,互相提醒、互相照應,并聽從工作人員的引導;

  3、會議期間,請保管好自己的隨身物品,不要將貴重物品存放在車上;

  4、會議期間,如有特殊情況不能參加集體活動,需要暫時離會的,請及時通知會務組;

  5、會議結束后,仍需逗留并需要提供幫助的,請與會務組聯系。

合肥會議服務公司

  會議組織工作是會議召開的重要環節,很多小細節都體現在會議組織上邊,因此在做會議組織工作時應注意的事項有以下幾點:

  一、開會之前要深入考慮召開會議的目的,準備好會議上報告、提問、調查或討論的綱目。

  二、要根據會議內容、性質與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數的多少,應根據會議內容和會議預期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議,人數可少些。調查情況、紀念及宣傳性的會議,人數可多些。

  三、為使會議開得有成效,根據會議內容,會前應考慮一些人重點發言,并在發言上做一些重點分工。

  四、盡可能了解與會人員情況,在會議休會期間,組織一些聯誼活動,增進了解,加深感情。會議結束后,應繼續與會議人員保持一定的聯系,以備需要時,可以進行合作。

  五、根據會議的安排,確定會議的地址,安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應安排好房間,落實食宿各項問題。

  六、根據會議的時間安排,發出會議通知,會議通知應及早,內容要明確、具體,如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題,需帶的票證和物品等。

  七、會議開始后,及時掌握會議的動態,對會議的進展情況進行搜集整理,還要注意安排好會議期間的記錄人員。

  八、會議結束之前,聯系好會議人員返回的車票、機票,力爭將食宿費等盡早結算清楚。

  九、會議結束后,要對會議的各類文件材料做好善后工作,需發簡報或文件的應從速擬發。各類記錄、發言稿、原始材料等,應立案存檔。

  十、注意合理安排會議日程,適當安排一些娛樂體育活動,以減輕與會者疲勞,活躍會議氣氛。

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