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合肥專業的會議策劃公司告訴您基本的會議禮儀

作者:合肥專業的會議策劃公司 日期:2021-04-10 點擊:268
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  所謂會議,亦稱聚會,是指將人們組織起來,在一起研究、討論有關問題的一種社會活動方式。會前準備階段,要進行的組織準備工作大體上有如下四項:

  (1)擬定會議主題。會議的主題,即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等,都只有在會議的主題確定下來之后,才可以據此一一加以確定。

  (2)擬發會議通知。它應包括以下六項:1、標題,它重點交待會議名稱。2、主題與內容,這是對會議宗旨的介紹。3、會期,應明確會議的起止時間。4、報到的時間與地點,對交通路線,特別要交待清楚。5、會議的出席對象,如對象可選派,則應規定具體條件。6、會議要求,它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備,以及差旅費報銷和其他費用問題。

合肥專業的會議策劃公司

  (3)起草會議文件。會議所用的各項文件材料,均應于會前準備完成。其中的主要材料,還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議文件材料,最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。要安排好與會者的招待工作。對于交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作,應精心、妥當地做好準備。要布置好會場。不應使其過大,顯得空曠無人;也不可使之過小,弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備,事先要認真調試。需用的文具、飲料,亦應預備齊全。要安排好座次。

  (4)排列主席臺上的座次,我國目前的慣例是:前排高于后排,中央高于兩側,左座高于右座。凡屬重要會議,在主席臺上每位就座者身前的桌子上,應先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次,目前主要有兩種方法。

  一是按指定區域統一就座。二是自由就座。在會議進行階段,會議的組織準備者要做的主要工作,大體上可分為三項。進行例行服務工作。在會場之外,應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者,還須進行重點照顧。此外,必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內,則應當對與會者應有求必應,聞過即改,盡可能地滿足其一切正當要求。精心編寫會議簡報,舉行會期較長的大中型會議,依例應編寫會議簡報。認真做好會議記錄。凡重要會議,不論是全體大會,還是分組討論,都要進行必要的會議記錄。會議記錄,是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。

  在會議結束階段,一般的組織準備工作主要有以下三項:

  (1)形成可供傳達的會議文件。

  (2)處理有關會議的文件材料。

  (3)為與會者的返程提供方便。一般而言,與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律,主要有以下四項內容:1、規范著裝;2、嚴守時間;3、維護秩序;4、專心聽講。

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